Effektivisering i praksis – 90 % kortere tidsbruk

En av våre viktigste oppgaver er å identifisere tidstyver for kundene våre.

I denne artikkelen forteller vi historien om hvordan vi har gjort dette i praksis for en av våre kunder.

Resultat: 90 % reduksjon i tidsbruken. Les mer for å lære hvordan vi oppnådde dette.

Introduksjon

Det er gode og effektive prosesser som sparer oss for tid – ikke IT-systemene direkte.

Vårt mål er alltid å avdekke unødvendige tidstyver knyttet til kundens regnskapsprosesser. Dette gjør vi gjennom prosesskartlegging.

Nylig kom vi over en helt konkret tidstyv hos kunde som vi deretter automatiserte på en måte som i dag har redusert tidsbruken med 90 %.

Kundens utfordring

Kunden mottar jevnlig et manuelt bilag per e-post. Dette er en melding med informasjon om hvilke utbetalinger som skal gjøres uten noe form for vedlegg eller lignende.

Avsenders system leverer informasjon i brødteksten på en e-post og det er derfor ikke tilrettelagt for enkelt å kunne behandles automatisk.

Prosesskartlegging

Med mål om å skape balanse i livet og regnskapet for kunden gjennomførte vi en kartlegging av denne prosessen.

Kartleggingen viste at kunden brukte i praksis 15-20 minutter på å håndtere denne prosessen fra A til Å.

Prosessen så slik ut:

Tidligere måtte kunden:

• Huske betalingen som skulle gjennomføres

• Logge seg inn i nettbanken

• Punche inn betalingsdetaljer og gjennomføre betaling

• Lage PDF av e-posten

• Formidle denne til regnskap/økonomi.

Ikke nok med det; økonomiavdelingen hadde også sin prosess som bilaget måtte gjennom før oppgaven endelig var håndtert.

Vår løsning

Ved å analysere denne prosessen så vi muligheter for å effektivisere denne prosessen.

Prosessen i dag ser slik ut:

Ved å lage en automasjonsflyt og deretter integrere mot regnskapssystemet klarte vi å nærmest eliminere vekk hele bilaget.

Fra et bilag som tidligere tok 15-20 minutter å behandle hver gang en slik utbetaling skulle gjøres til i praksis 1-2 minutter.

Alt kunden nå trenger å gjøre er å videresende e-posten til en unik e-postadresse – resten skjer automagisk!

Potensielle besparelser

Ved å redusere arbeidsflytens totale tidsbruk fra 15-20 minutter, til tiden det tar å videresende en e-post, er det klart at dette gir store muligheter for å spare tid - og dermed penger.

Ikke nok med det, men ved å avlaste to internfunksjoner reduserer man risikoen for feil og misforståelser, samt man eliminierer frustrasjonen med å ha «enda en oppgave» som skal gjøres.

Oppsummering

I de fleste organisasjoner finnes det mange slike tidstyver som aldri blir tatt tak i. I Eibl strekker vi oss langt etter å identifisere disse tidstyvene – og gjøre noe med det.

På denne måten skaper vi muligheter gjennom nytenkning – og forhåpentligvis bidrar til litt mer balanse i kundenes liv og regnskap.

Det har vi i hvert fall klart å oppnå for denne kunden.